Beim Einscannen von Dokumenten mit dem Handy gibt es einige wichtige Punkte zu beachten, um sicherzustellen, dass die gescannten Ergebnisse von hoher Qualität und gut lesbar sind. In diesem Blogbeitrag stelle ich einige Tipps vor.
Für mich als ermächtigter Übersetzer (auch beeidigter Übersetzer/vereidigter Übersetzer) reicht es in der Regel aus, wenn Sie mir Ihre Dokumente als digitale Kopien zuschicken. Es ist nur in Ausnahmefällen nötig, dass mir die Originaldokumente vorgelegt werden. Unter einer digitalen Kopie verstehen wir einen Scan des Dokuments. Bestenfalls scannen Sie das Dokument mit einem professionellen Scanner. Heutzutage ist es aber auch sehr einfach, ein Dokument mit dem Handy oder iPhone zu scannen und anschließend direkt per E-Mail oder WhatsApp zu verschicken.
Gut eingescannte Dokumente behalten die Qualität des Originals bei, wodurch wichtige Informationen und Details nicht verloren gehen. Lesbare gescannte Dokumente sind für die spätere Verwendung von entscheidender Bedeutung.
Warum ist es für Sie wichtig, dass Sie die Dokumente gut scannen?
- Sie benötigen die beglaubigte Übersetzung (auch bestätigte Übersetzung) zur Vorlage vor einer Behörde, somit sollte das Dokument einen guten Eindruck machen. Sollte die Behörde Zweifel an der Nutzbarkeit der vorgelegten Kopie haben, wird Ihr Dokument und auch die beglaubigte Übersetzung eventuell nicht anerkannt. So weit soll es nicht kommen.
Die Kopie, die Sie mir vorlegen, bekommt auch die Behörde zu Gesicht. Denn an beglaubigte Übersetzungen hefte ich immer eine Kopie des Dokuments, das Sie mir vorgelegt haben. Schicken Sie mir einen Scan zu, drucke ich ihn aus und hefte den Ausdruck mit der beglaubigten Übersetzung zusammen. Sofern Sie mir das Originaldokument vorlegen, erstelle ich selbst eine Kopie, die ich an die beglaubigte Übersetzung anhänge. Ich werde nie die Übersetzung direkt an das Originaldokument anheften. - Sofern Sie mir Scans zuschicken, die für die Erstellung von beglaubigten Übersetzungen nicht ausreichen, muss ich Sie leider bitten, mir bessere Scans zuzuschicken. Dadurch verlängert sich der gesamte Prozess und es dauert länger, bis Sie Ihr Angebot erhalten. Des Weiteren dauert auch die Erstellung der beglaubigten Übersetzung länger, sofern die Scans nur schwer lesbar sind. Wenn Sie mir also gut lesbare Scans zuschicken, ist die Bearbeitungszeit kürzer und die beglaubigte Übersetzung günstiger.
Aus den genannten Gründen wäre es für alle Beteiligten – für Sie, für mich und die Behörde – am besten, wenn Sie Ihre Dokumente mit einem professionellen Scanner digitalisieren würden.
Sie besitzen einen Scanner oder einen Multifunktionsdrucker mit Scan-Funktion? Wunderbar! Bitte scannen Sie Ihre Dokumente mit diesem Gerät ein.
Ihnen steht kein Scanner zur Verfügung? Eine Alternative sind Copy-Shops, die es sicherlich auch in Ihrer Nähe gibt. Dort können Dokumente eingescannt und auch direkt per E-Mail versendet werden. Service-Link: Klicken Sie auf den nachfolgenden Link und Sie landen direkt in der Google-Suche nach „Copyshop in der Nähe“: Hier nach einem Copyshop in Ihrer Nähe suchen
Auch kein Copyshop in Sicht? Dann können Sie Ihre Dokument auch mit einem Handy (Smartphone, iPhone …) einscannen und per E-Mail verschicken. Dabei sollten Sie aber einige Punkte beachten. Nachfolgend gebe ich Ihnen einige Tipps, damit Ihre Scans sowohl mich als auch die Behörde glücklich machen.
Was sollte ich beim Scannen von Dokumenten mit dem Handy oder iPhone beachten?
Rückseiten beachten: Am allerwichtigsten ist es, dass Sie keine Informationen übersehen. Drehen Sie bitte jedes Blatt um, um zu prüfen, ob auch auf der Rückseite Informationen vorhanden sind: Texte, Stempel, Siegel, Aufkleber usw. Wenn ja, bitte auch die Rückseiten einscannen.
Gute Beleuchtung: Achten Sie darauf, dass das Dokument ausreichend beleuchtet ist. Natürliches Tageslicht oder gut platziertes künstliches Licht kann helfen, Schatten und Reflexionen zu minimieren.
Stabile Unterlage: Legen Sie das Dokument auf eine ebene, stabile Unterlage, um Verwacklungen während des Scanvorgangs zu vermeiden. Eine Dokumentenhalterung oder ein Stativ können zusätzlich Stabilität bieten.
Rechtwinkligkeit: Halten Sie das Handy so, dass es rechtwinklig zum Dokument ausgerichtet ist, um Verzerrungen zu vermeiden. Verwenden Sie gegebenenfalls eine integrierte Gitterlinienfunktion der Scan-App oder Kamera-App, um das Dokument auszurichten.
Hohe Auflösung: Sofern möglich, wählen Sie bitte die höchstmögliche Auflösung der Handykamera, um sicherzustellen, dass der Text und die Details auf dem gescannten Dokument gut erkennbar sind.
Fokussierung: Stellen Sie sicher, dass die Kamera richtig auf das Dokument fokussiert ist. Sie können die automatische Fokusfunktion der Handykamera verwenden oder manuell den Fokus einstellen.
Dateiformat: Wählen Sie das richtige Dateiformat. PDF ist häufig eine gute Wahl, da es Text und Grafiken beibehält und auf den meisten Geräten angezeigt werden kann. Bilddateien (Dateiformate: PNG oder JPG) sind notfalls auch in Ordnung.
Richtige App: Verwenden Sie eine Scanner-App, die speziell für das Einscannen von Dokumenten entwickelt wurde. Solche Apps bieten oft Funktionen zur Bildoptimierung und Dateispeicherung in verschiedenen Formaten. Eine Auswahl von Scanner-Apps finden Sie weiter unten.
Indem Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass die gescannten Dokumente von hoher Qualität sind und alle wichtigen Informationen gut lesbar bleiben.
Scannen von mehrseitigen Dokumenten
Wenn Sie mehrseitige Dokumente scannen möchten, wäre es klasse, wenn Sie eine App nutzen, die eine Stapelverarbeitung oder die Möglichkeit zum Zusammenführen von Seiten bietet. Eine Zusammenführung von Seiten ist nur möglich, wenn Sie die Scans als PDF-Dateien abspeichern. Bitte pro PDF-Datei nur ein Dokument zusammenführen.
Wenn eine Zusammenführung nicht möglich ist oder wenn Sie die Scans als Bilddateien (Dateiformate: PNG oder JPG) abspeichern, bitte ich Sie darum die einzelnen Dateien so benennen, dass eine Zuordnung problemlos möglich ist. Beispiel:
Kaufvertrag_Seite_1.jpg
Kaufvertrag_Seite_2.jpg
Kaufvertrag_Seite_3.jpg
Welche Apps zum Scannen von Dokumenten mit dem Handy oder iPhone gibt es?
Es gibt viele Apps, die sich gut zum Einscannen von Dokumenten mit dem Handy eignen. Diese finden Sie im Google PlayStore oder im AppStore von Apple (für iPhones). Hier sind einige beliebte und empfehlenswerte Optionen:
Adobe Scan (für Android und iPhone): Diese App von Adobe bietet leistungsstarke Scan-Funktionen, einschließlich automatischer Texterkennung (OCR), Bildoptimierung und Cloud-Speicherintegration.
Microsoft Lens (für Android und iPhone): Diese App von Microsoft ist eine Möglichkeit für das Einscannen von Dokumenten und Whiteboards. Sie bietet OCR, automatische Bildkorrekturen und Integration in die Microsoft Office Suite.
SwiftScan (für Android und iPhone): Mit dieser App erstellen Sie PDF- oder JPG-Scans und können diese anschließend als Dateien per E-Mail oder als Fax verschicken. Sie können sie auch in iCloud Drive, Box, Dropbox, Evernote und andere Cloud-Diensten abspeichern.
CamScanner (für Android und iPhone): CamScanner ist eine der bekanntesten Scanner-Apps. Sie bietet Funktionen wie automatische Erkennung von Rändern, OCR, Cloud-Speicherung und die Möglichkeit, mehrseitige Dokumente zu erstellen.
Scanbot SDK (für Android und iPhone): Scanbot zeichnet sich durch seine benutzerfreundliche Oberfläche und seine umfangreichen Funktionen aus, darunter Texterkennung, automatische Uploads zu Cloud-Diensten und Integration mit anderen Apps.
Google Drive (für Android und iPhone): Die Google Drive-App verfügt über eine integrierte Scan-Funktion, mit der man Dokumente einscannen und direkt in deinem Google Drive-Konto speichern kann. Sie bietet auch Texterkennung.
Notebloc Scanner (für Android und iPhone): Notebloc konzentriert sich darauf, gescannte Dokumente so realistisch wie möglich aussehen zu lassen. Sie ermöglicht das Scannen mehrerer Seiten und das Exportieren der gescannten Dokumente in verschiedene Formate.
Evernote Scannable (für iPhone): Diese App von Evernote konzentriert sich auf die nahtlose Integration mit der Evernote-Plattform. Sie bietet schnelle Scan-Funktionen, OCR und einfache Weiterleitung von gescannten Dokumenten an Evernote.
Scanner Pro (für iPhone): Scanner Pro ist eine kostenpflichtige App, die leistungsstarke Scan-Funktionen, OCR, Dateiorganisation und Cloud-Integration bietet. Sie ist besonders für diejenigen geeignet, die regelmäßig Dokumente scannen.
Bevor Sie sich für eine App entscheiden, ist es empfehlenswert, die Bewertungen, Funktionen und Benutzerbewertungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die App Ihren Anforderungen entspricht. Die meisten der genannten Apps bieten kostenlose Versionen mit In-App-Käufen oder kostenpflichtige Versionen mit erweiterten Funktionen.
Sie benötigen einen ermächtigten/vereidigten/beeidigten Übersetzer?
Falls Sie eine beglaubigte Übersetzung zur Vorlage vor einer Behörde benötigen, freue ich mich auf Ihre Anfrage! In den Sprachen Deutsch, Spanisch und Polnisch bin ich Ihr direkter Ansprechpartner. Für alle anderen Sprachen vermittele ich Sie an einen kompetenten Partner.
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Thomas Baumgart ist Konferenzdolmetscher und Übersetzer für Spanisch, Polnisch und Deutsch. Fachgebiete sind Industrie, Technik (IT) sowie Landwirtschaft & Ernährung. Im Blog eines Brückenbauers berichtet er von seinem Berufsalltag als Übersetzer und Dolmetscher und weiteren damit verbundenen Themen.